Giải đáp mọi thắc mắc về chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Sự trơn tru, mượt mà trong quá trình vận hành công ty đều phụ thuộc vào cách thức hoạt động, hạch toán rõ ràng của chi phí quản lý doanh nghiệp. Một công ty phát triển cần phải biết cân bằng giữa mức chi phí quản lý doanh nghiệp và mức lợi nhuận doanh thu mỗi tháng. Vậy làm sao để nắm được những yếu tố hay phương pháp tính toán chi tiêu doanh nghiệp hợp lý để đem đến khoản thu lợi nhuận cao nhất? Nội dung bài viết dưới đây, Tuduyinvest.com muốn gửi đến các nhà lãnh đạo, giám đốc hay quản lý doanh nghiệp lời giải đáp chi tiết nhất về những điều cần biết xoay quanh chi phí quản lý doanh nghiệp.

1. Khái niệm về chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp hiểu đơn thuần là chi phí phát sinh hay chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ tiền ra để tổ chức các hoạt động và vận hành công ty. 

Muốn vận hành và hoạt động tốt, công ty phải liệt kê những khoản chi tiêu khẩn cấp, cần thiết nhất vào danh sách chi phí quản lý doanh nghiệp, chẳng hạn như:

– Chi phí nhân sự: tiền lương hàng tháng, phụ cấp, bảo hiểm, dịch vụ…

– Chi phí đầu tư: mặt bằng, tivi, máy in, máy tính…

Toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp đều được chi trả bởi chi phí quản lý doanh nghiệp nên đây được coi là yếu tố quan trọng trong chuỗi các chi phí mà doanh nghiệp tạo ra.

Lợi nhuận được thu về là sau khi trừ hết tất cả các chi phí trong đó được bao gồm cả chi phí quản lý. Nên từ lâu, chi phí quản lý doanh nghiệp luôn là những câu hỏi khó, những bài toán hóc búa đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cân nhắc một cách logic để mang lại lợi nhuận cao, hiệu quả vượt trội cho công ty. 

2. Chi phí quản lý doanh nghiệp tiếng anh là gì? Và những thuật ngữ bổ sung

Để nắm bắt được xu hướng vận hành quốc tế, ta cần phải biết được những thuật ngữ kế toán liên quan đến chi phí vận hành công ty nhằm học hỏi, chắt lọc những phương pháp, những hướng đi thuận lợi và phù hợp nhất. 

Dưới đây là một vài thuật ngữ về chuyên ngành kế toán, bạn có thể tham khảo để hiểu thêm nhé!

Chi phí quản lý doanh nghiệpSelling, General & Administrative (SG&A) Expense
Chi phí phải trảAccrued expenses
Quyết toán tạm ứngAdvance clearing transaction
Bảng cân đối kế toánBalance sheet
Nghiệm thuCheck and take over
Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạnCurrent assets
Chi phí chờ kết chuyểnDeferred expenses
Chi phí hoạt động tài chínhExpenses for financial activities
Chỉ số tài chínhFinancial ratios
Doanh thu tổngGross revenue
Thuế thu nhập doanh nghiệpIncome taxes
Nợ phải trảLiabilities
Vay dài hạnLong-term borrowings
Các khoản đầu tư tài chính dài hạnLong-term financial assets
Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ dài hạnLong-term mortgages, collateral, deposits
Doanh thu thuầnNet revenue
Lợi nhuận thuầnNet profit
Lợi nhuận trước thuếProfit before taxes
Các khoản giảm trừRevenue deductions
Quỹ khen thưởng và phúc lợiWelfare and reward fund
Tổng cộng nguồn vốnTotal liabilities and owners’ equity

3. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Như đã đề cập phía trên, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ bao gồm mọi hoạt động chi trả của công ty. Cụ thể là:

  • Chi phí vật liệu quản lý: chi trả cho các thiết bị máy móc văn phòng phẩm, dụng cụ, vật liệu được sử dụng trong việc sửa chữa tài sản cố định.
  • Chi phí quản lý nhân viên: các khoản phải thanh toán cho nhân viên quản lý doanh nghiệp như tiền lương, phụ cấp, thưởng, các loại bảo hiểm (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) của ban điều hành giám đốc, quản lý hay nhân viên ở mọi phòng ban trong công ty.
  • Chi phí thuế và những lệ phí khác: những khoản thuế bắt buộc phải thực hiện như thuế đất, thuế mặt bằng công ty, thuế môn bài hay tiền thuê mặt bằng, khấu hao nơi làm việc, lệ phí giao thông…

Lưu ý: Khoản phí hay bị bỏ sót là phí cầu đường do thiếu biên lai thu phí và lệ phí đường bộ nên để tránh bỏ sót hãy phối hợp với tài xế để thu và giữ lại biên lai.

  • Chi phí đồ dùng văn phòng: chi trả cho đồ dùng, dụng cụ văn phòng như sổ, sách, bút, giấy, bàn, ghế, camera, tủ…
  • Chi phí khấu hao tài sản: khoản khấu hao những tài sản chung cố định (tức là định giá, tính toán và phân bổ một cách có hệ thống) những thiết bị máy móc làm việc, vật liệu kiến trúc xây dựng, mặt bằng, phương tiện vận chuyển, kho tàng lưu trữ thiết bị…
  • Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi mua ngoài phục vụ nhu cầu quản lý doanh nghiệp như tài liệu kỹ thuật, chi phí trả cho nhà thầu phụ, tiền thuê tài sản cố định, bằng sáng chế, những ý tưởng sáng tạo, tài liệu kỹ thuật.
  • Chi phí dự phòng: chi phí dự trù cho những rủi ro chưa xảy ra hoặc có thể xảy ra mà doanh nghiệp cần tính đến hay những khoản dự thu khó đòi. 
  • Chi phí khác: những chi phí thuộc quản lý chung của doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, sự kiện, khánh tiết, tiếp khách, phí xăng dầu xe, tàu xe, quà biếu.

4.  Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp

4.1. Kết cấu và nội dung chi phí  

Sau khi xác định được những loại chi phí bắt buộc phải chi trả, kế toán cần biết được những nguyên tắc và nội dung quan trọng trong việc khai báo chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp thuộc tài khoản 642. 

Mẫu báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp được quy định như sau: 

– Bên Nợ bao gồm: 

  • Chi phí quản lý kinh doanh
  • Số dự phòng phải trả
  • Số dự phòng khó đòi 

– Bên Có bao gồm:

  • Những khoản được ghi giảm chi phí quản lý
  • Hoàn nhập dự phòng phải trả và dự thu khó đòi

– Chi phí quản lý doanh nghiệp không có số dư cuối kỳ

– Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911

Những lỗi doanh nghiệp hay mắc phải khi thực hiện kiểm toán chi phí quản lý như:

Chứng từ không hợp lệ

Hạch toán các khoản chậm chi phí và nộp tô thuế

Hạch toán nhầm tài khoản

Ghi thiếu hoặc thừa chi phí

Ghi nhận những chi phí không liên quan đến cơ chế quản lý

4.2. Hướng dẫn hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

1. Tiền công, tiền lương và những khoản phụ cấp phải chi trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp. (Chi phí nhân viên quản lý)– Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp)Tài khoản: 334, 338
2. Tiền giá trị vật liệu xuất dùng (Chi phí vật liệu quản lý)– Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp)
– Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (1331)Tài khoản: 152 (nguyên liệu, vật liệu), 111, 112, 242, 331
3. Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng– Nợ TK 642 – Chi phí quản lí kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp)
– Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừTài khoản: 153 (công cụ, dụng cụ), 111, 112, 331.
4. Chi phí khấu hao tài sản cố định– Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp)Tài khoản: 214 (hao ồn tài sản cố định)
5. Chi phí thuế, lệ phí– Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422)Tài khoản: 333 (thuế và các khoản nộp nhà nước), 111, 112…
6. Kế toán dự phòng và những khoản dự thu khó đòiSố dự thu phải trích kỳ này lớn hơn kỳ trước:
– Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)Tài khoản: 229 ( dự phòng tổn thất tài sản)Số dự thu phải trích kỳ này nhỏ hơn kỳ trước:
– Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)Tài khoản: 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
7. Chi phí điện nước, điện thoại mua ngoài phải thanh toán và chi phí sửa chữa tài sản cố định– Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Tài khoản: 111, 112, 331, 335…
8. Chi phí thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ– Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
– Tài khoản: 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hóa)
9. Chi phí sản phầm dùng để biếu, tặngSản phẩm hàng hóa dùng để biếu tặng được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh:
– Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp)Tài khoản: 155, 156
Sản phẩm hàng hóa dùng để biếu tặng được tính vào quỹ khen thưởng, phúc lợi:
– Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Tài khoản: 511 ( Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), 3331 (Thuế GTGT phải nộp)
10. Chi phí cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu– Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6421)
– Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Tài khoản: 338 (phải trả phải nộp khác) (3388)
11. Chi phí sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáoNợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6421) Tài khoản: 155, 156
12. Chi phí phát sinh về hội nghị, sự kiện, chi cho nghiên cứu, đào tạo và chi phí quản lý khác.Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (6422)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Tài khoản: 111, 112, 331

5. Vai trò của chi phí quản lý doanh nghiệp

Vận hành và duy trì doanh nghiệp là nhiệm vụ cơ bản của chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp, chính vì thế những thông tin ghi nhận luôn được tổng hợp một cách chi tiết và giám sát chặt chẽ. 

– Quản lý được những chi tiêu hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm được những chi phí dư thừa, lãng phí, không cần thiết. 

– Theo dõi quản lý chi trả sẽ giúp kiểm soát được sự gia tăng phí ngoài dư thừa.

– Quản lý mức tổng chi phí để đưa ra mức giảm thiểu tối đa thiệt hại ảnh hưởng đến lợi nhuận.

– Chi phí quản lý đưa ra những thông tin khẩn cấp để lãnh đạo có thể dễ dàng, kịp thời đưa ra những phương án tối ưu về ngân sách đầu tư. 

Ví dụ: Kế toán quản lý chi tiêu có thể cho bạn thấy bức tranh toàn cảnh của chi phí hiện tại nhằm giúp những chiếc lược gia biết được những hạn chế đang mắc phải. 

– Việc quản lý những khoản mục chi tiêu cụ thể giúp kế toán có thể theo dõi sát sao từng mục, từng chi phí để từ đó so sánh, cân đo giữa những khoản chi phí với dự toán. Điều đó nhằm định mức và đưa ra những giải pháp để giảm thiểu chi phí sao cho hợp lý nhất.

6. Chi phí doanh nghiệp thường chiếm bao nhiêu phần trăm tổng doanh thu?

Việc quan trọng của hoạch định chi phí quản lý doanh nghiệp là đưa ra định mức chi phí quản lý doanh nghiệp hàng năm. Dự đoán chi phí sẽ cung cấp thông tin về chi phí quản lý có khả năng phát sinh. 

Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp thường chiếm bao nhiêu tổng doanh thu là hợp lý?

Nói chung, chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm 10% trên tổng doanh thu là hợp lý, không quá nhiều cũng không quá ít. 

Tuy nhiên, tùy vào mỗi mô hình kinh doanh sẽ có những định mức chi tiêu cụ thể khác nhau, việc đưa ra số tiền dự chi cần dựa trên những tiêu chí sau đây để tránh được những thiếu hụt hay thừa thãi quá nhiều:

  • Liệt kê các chi phí quản lý cần phải trả (lập cụ thể, chi tiết, với mỗi khoản cần tối thiểu là bao nhiêu)
  • Dựa vào những con số chi tiêu các năm trước để dự đoán sát nhất
  • Nắm rõ các chi phí dự trù để có thể phân bổ được
  • Tổng biến phí quản lý

7. So sánh chi phí bán hàng và chi phí doanh nghiệp

CHI PHÍ BÁN HÀNGCHI PHÍ DOANH NGHIỆP
Định nghĩaLà toàn bộ những chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ.Là toàn bộ chi phí chi trả cho hoạt động quản lý liên quan đến sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và những khoản chứng khác của doanh nghiệp.
Nội dung– Chi phí nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển.
– Chi phí bao bì
– Chi phí bảo hành, bảo quản
– Chi phí dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán
– …
– Chi phí nhân viên quản lý
– Chí phí vật liệu quản lý
– Chi phí đồ dùng văn phòng
– Thuế, lệ phí
– Chi phí dự phòng
– Chi phí khấu hao TSCĐ
– …
Tài khoản sử dụngTK 641 – chi phí bán hàngTK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp

8. Những câu hỏi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp

Câu hỏi 1: Chi phí quản lý doanh nghiệp được coi là định phí hay biến phí?

Để trả lời câu hỏi, chúng ta cần phân biệt 2 khái niệm sau đây:

Biến phí: chi phí thay đổi liên tục theo từng hoạt động, nhu cầu và thị trường

Định phí: chi phí cố định theo quy mô sản xuất

Qua 2 khái niệm trên có thể cho rằng chi phí quản lý thuộc vào biến phí chứ không phải định phí. (Tuy nhiên chi phí khấu hao tài sản cố định vẫn được coi là định phí)

Câu hỏi 2: Chi phí quản lí doanh nghiệp là tài sản hay nguồn vốn?

Chi phí quản lí doanh nghiệp không được coi là tải sản hay nguồn vốn.

Bởi các chi phí quản lý dùng từ tài sản chính là phương thức bảo vệ nguồn vốn của công ty.

Câu hỏi 3: Những nguyên nhân làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp?

Nguyên nhân 1: mở rộng quy mô doanh nghiệp dẫn đến tăng nhân sự, mặt bằng, dịch vụ văn phòng, chi phí tài sản cố định…

Nguyên nhân 2: tăng lương thưởng, phụ cấp cho nhân viên.

Nguyên nhân 3: những trường hợp biến thủ công quỹ

Tạm kết

Tới đây, có lẽ bạn cũng đã nắm được những thông tin cơ bản nhất về chi phí quản lý doanh nghiệp là gì, những đặc điểm hay những loại chi phí doanh nghiệp cần chi trả. Mong rằng những thông tin đó không chỉ giúp những bạn học chuyên ngành kế toán hay những nhà lãnh đạo nói riêng mà còn giúp những bạn có định hướng thành lập công ty, doanh nghiệp nói chung có những hướng đi, kế hoạch chi tiêu đúng đắn nhất. Hy vọng sẽ gặp các bạn ở những bài viết tiếp theo trên Tuduyinvest.com!

 1,253 total views

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *